| Forsiden | Om oss | Kalender | Bilder | Husets historie | Aktiviteter | Kontakt oss |
[2010-01-26] Forum for frivillige organisasjonerHer finner du referat fra møte for frivillige organisasjoner den 19. januar. Møtet handlet om samarbeid med kommunen, omstilling og om å søke penger.
Referat fra tredje stormøte
Samarbeidsforum for frivillige organisasjoner
Tirsdag 19. januar 2010
Referent: Torill Sørenssen, Moss Frivilligsentral
Møtet fant sted på Frivilligsentralen, med rundt 30 deltakere. Se oversikt over organisasjoner som var representert lenger ned i dette referatet.
Målet for samarbeidsforum for frivillige organisasjoner er å bidra til tettere kontakt frivillige organisasjoner imellom, og mellom organisasjonene og kommunen. Frivilligsentralen har fått i oppdrag av Moss kommune å arrangere møter i samarbeidsforum, minst to ganger årlig. Forumet er åpent for representanter for alle frivillige organisasjoner. Det er ikke noe medlemskap i forumet, det er bare å møte opp.
Til organisasjonene:
Gi beskjed til Frivilligsentralen dersom dere har forslag til tema for neste møte, eller dersom dere kan tenke deg å være med og planlegge neste møte! Ta kontakt dersom dere ønsker mer informasjon om noen av temaene.
Moss er blitt Fairtrade-kommune!
I forbindelse med at Moss er blitt Fairtrade-kommune oppmuntres frivillige organisasjoner til å bruke Fairtrade-kaffe på sine møter. Det drikkes til sammen store mengder kaffe i forbindelse med frivillig innsats, og de frivillige organisasjonenes valg av kaffe kan være et bidrag til mer rettferdige priser på kaffe – fra Guatemala (der Moss kommune har en vennskapsby) og fra andre land.
Samarbeid med Moss kommune
Vi snakket om samarbeid med kommunen og organisasjonene imellom. Moss Røde Kors er inne i en tenkeprosess om organisasjonens oppgaver. De samarbeider med kommunen om beredskapsplan og innen rusfeltet, og har en samarbeidsavtale med kommunen som skal fornyes. Et eksempel på samarbeid med kommunen, er Sanitetsforeningen, som har bistått i forbindelse med svineinflusensaepidemien. Moss menighet har tatt et initiativ i forhold til jordskjelvet på Haiti. Det er greit for andre organisasjoner å vite dette. Noen organisasjoner samarbeider mest innenfor eget felt, for eksempel Kunstforeningen, som samarbeider med andre kunstorganisasjoner, og Demensforeningen, som samarbeider med andre demensforeninger.
Det er viktig å vite om hverandre, å vite om de andre organisasjonenes aktiviteter. Da kan man både unngå overlapping og vite om datoer for arrangement. Det er nyttig med slike møter av og til, men ikke nødvendig med noen tettere samarbeid, ikke nødvendig med noe som likner idretts- og musikkrådene.
Det ble foreslått at vi på neste møte skal dele oss opp i mindre grupper, slik at organisasjoner som likner på hverandre kan snakke sammen.
Omstilling og fornyelse
Torill Sørenssen fra Moss Frivilligsentral innledet om omstilling. Samfunnet endrer seg. Hva betyr omstilling og fornyelse for frivillige organisasjoner? Stortingsmeldingen om frivillighet (St.m. 39 (2006-2007) Frivillighet for alle) gir en god beskrivelse av frivillighetens historie. Den slår også fast at den samlede frivillige innsatsen i Norge er stabil. Det stemmer ikke, som noen påstår, at frivilligheten forvitrer. Noen deler av frivilligheten sliter med medlemsoppslutning, mens andre organisasjoner og sammenslutninger opplever medlemsøkning. Meldingen viser til en rapport (Karl Henrik Sivesind, Institutt for samfunnsforskning, 2007) som viser at velferdsfeltet er stabilt, til tross for spådommer om individualisering og svekkelse av kollektive verdier.
Selv om tendensen går i retning av ”den nye frivilligheten”, er det fortsatt rom for de tradisjonelle frivillige organisasjonene. Noen av dem vil bestå, noen vil bli svekket eller nedlagt.
Frivillige organisasjoner som lykkes med å utløse frivillighet er de som:
• Klarer å gi frivillige ledere og medlemmer en meningsfylt og attraktiv rolle.
• Skaper store rom for egenorganisering og selvrealisering.
• Bygger ned hierarkier og byråkrati og flytter ressursene ut og ned.
• Satser på personlig kommunikasjon og lokale møtesteder.
• Er ensidige/klart profilerte og annerledes, men fleksible og dristige i møtet med nye muligheter.
Mange organisasjoner satser mindre på medlemsmøter og mer på deltakelse, man kan delta i de aktivitetene man ønsker. En del er med i flere organisasjoner samtidig, og de er ikke lenger så trofaste. De ”hopper og shopper”. Det betyr ikke at folk er blitt mer passive, men at flere er aktive i enkeltsaker og i lokale tiltak.
Mange organisasjoner tar i bruk ny teknologi, i større eller mindre grad - e-post, tekstmeldinger, hjemmeside og facebook-grupper. I den forbindelse ble organisasjonene anmodet om å skaffe seg en fast adresse og e-postadresse, som ikke endrer seg når kontaktperson endres. Det er viktig at organisasjonene registrerer riktige opplysninger på Moss kommunes hjemmeside.
Det er mye papirarbeid å forholde seg til: Registrering i Brønnøysundregisteret, i Frivillighetsregisteret (for å motta Grasrotandelen), momsrefusjon, referater, søknad om penger, rapportering osv. Det ble forslått at organisasjonene får hjelp og hjelper hverandre i forhold til registrering m.m.
Nytt av året er at innvandrerorganisasjoner som søker om støtte til drift av lokale innvandrerorganisasjoner fra Fylkeskommunen, må være registrert i Brønnøysundregisteret. I den forbindelse skal det avholdes et kurs i Sarpsborg den 9. februar kl 19.
Dagen før, mandag 8. februar kl 18.30, inviterer Moss kommune til møte om Frivillighetspolitikk og om feiring av 200-årsjubileet for Mossekonvensjonen av 1814.
Søke penger, skrive rapport
Etter en pause snakket de representantene for organisasjonene som ønsket det om skriving av søknader og rapportering.
Ingen regel uten unntak: Man kan enten følge de rådene som ble gitt på møtet, eller bruke ”Kiwanismetoden”. Kiwanis Club Moss har vist en utrolig evne til å få finansiering til sine tiltak, utenom alle retningslinjer og søknadsfrister. Dette viser at hvis idéen er god, og evnen til å overbevise er like god, så finnes det midler. Dette er kanskje ikke en metode som passer for tiltak som er mer ”i det stille”, men mer for de store spektakulære idéene.
Til sammen er det mye kompetanse innen frivilligheten - og faktisk en del penger. Mens noen søker om penger, deler andre organisasjoner ut penger. Noen organisasjoner er avhengige av offentlig støtte, andre har kun egne midler. Noen får gaver og tilskudd uten å søke om det, fordi noen har lagt merke til deres innsats.
Både Moss kommune, fylkeskommunen, andre frivillige organisasjoner m.fl. kan gi råd om søknader og rapporter. Det finnes ingen fasit på hvordan en god søknad og en god rapport skal se ut, men vedlegget (delt ut på møtet) kan kanskje være til hjelp for noen.
Det er også en mulighet å søke om støtte til læringspartnerskap mellom europeiske organisasjoner. Se blant annet:
: http://siu.no/no/Programoversikt/EU-program/Grundtvig/Laeringspartnerskap.
Følgende organisasjoner og instanser var representert på møtet
• 8. Moss speidergruppe
• Moss kunstforening
• CAAM, vennskapsgruppe Moss – Guatemala
• LHL Moss og omegn
• Jeløy Bondekvinnelag
• Kiwanis Club Moss
• Filadelfia
• Jeløy Bondekvinnelag
• Moss og omegn demensforening
• Moss Røde Kors
• Kameratklubben Moss
• Moss menighet
• Moss Husflidslag
• Kurdiske demokratiske forente union
• Den Norske Turistforening, Vansjø
• Somalisk Forening
• Moss Kommune
• Moss Voks
• Moss og Jeløy Sanitetsforening
Vedlegg til referat
Søke penger, skrive rapport
Møtet i samarbeidsforum for frivillige organisasjoner
tirsdag 19. januar 2010
Moss Frivilligsentral,
Torill Sørenssen
Kontakt sentralen for mer informasjon!
Sykehusgata 10, 1531 Moss, tlf. 922 98 551,
fri-moss@online.no, www.frivillig-moss.no
Søknader
Her er noen stikkord om å søke penger til prosjekter, noen tips og noen synspunkter. Husk at det ikke finnes noen fasit, noen synes en søknad skal se sånn ut, andre synes den skal se sånn ut. Diskuter det derfor gjerne med andre som har fått napp på søknader de har sendt.
Prisen å betale for å søke penger er at du må følge opp og rapportere. Du må vurdere: Er det mye arbeid for lite penger? Eller mye moro ut av lite penger?
Det spørres ofte om samarbeidspartnere. Da menes det reelle samarbeidspartnere, de må være spurt og dere må ha en intensjon om å samarbeide!
Du må ha et budsjett og en finansieringsplan. Se nøye etter hva som står i retningslinjene: Kreves det egenandel? Hva kan man søke penger til? Husk: Utgifter og inntekter må stemme overens! Noen ”køler” på, søker om 20 000,- når det egentlig bare trenger 5 000,- (den norske måten), andre søker om det de trenger (den danske måten). Husk at søknaden kan bli avvist hvis budsjettet ikke er realistisk!
Du må ha en tydelig målsetting med prosjektet, gjerne med målbare resultater. Prøv å ikke skrive for ullent! Les retningslinjene. Tenk på forskjellen mellom mål og metode – hva er målet og hva er metoden?
Det lønner seg å skrive en reell søknad, ikke en ”skrivebordssøknad”. Det merkes godt hvis du bare koker sammen noe på en time foran pc’en. Skriv gjerne hvem som har vært med og planlegge, hvordan idéen oppsto, hvilke erfaringer dere har osv.
Husk å skrive det som er selvsagt for deg: Hvem er organisasjonen som søker, hva driver dere med, hva er profilen, hvordan er økonomien, hva er aktivitetene, hvem er medlemmer - fordi mottakeren ikke vet det du vet. Vær så tydelig som mulig, ikke for ullen.
Rapportering er en del av det! Ha rutiner underveis. Ellers blir det rot!
Hvordan jobbe med søknaden: Bruk internett. Ring rundt. Jobb med formuleringer. Les korrektur. Gå på presentasjonsmøter, bli kjent med ordningene og saksbehandlerne. Lag en perm med idéer, samle som en hamster. Følg med i avisene, klipp ut annonser og omtaler!
Mange søknadsinstanser har et søknadsskjema som skal fylles ut. Det er da viktig å fylle ut alle rubrikker. Mange søknader blir avslått på grunn av mangelfull utfylling.
Ting å diskutere:
• Skal dere ha idéen først, så prøver dere å finne midler? Eller ser dere utlysningen først, og så kommer idéen?
• Ovenfra og ned, eller nedenfra og opp? Kommer idéen til prosjektet fra målgruppa, eller er det noen, i Moss eller sentralt i organisasjonen din, som har bedte dere drive med dette?
• De og oss, eller vi? Skal dere gjøre noe sammen med målgruppa, eller for målgruppa?
• Hvem skal skrive søknaden og hvem skal skrive under? Det er ikke sikkert at det er den som skriver søknaden som skal skrive under.
• Vedlegg til søknaden? Kanskje du skal vedlegge avisomtale, brosjyre, referat fra styremøte osv. Ikke for mange vedlegg!
Aktuelle søknadsinstanser, her kan du kanskje søke penger:
• Integreringsmidler (tilskudd til drift av lokale innvandrerorganisasjoner og tilskudd til tiltak i lokalsamfunn. Frist: 15. februar 2010. Se www.ostfold-f-kommune.no
• Banker og forskringsselskap, for eksempel Rygge-Vaaler Sparebank, Sparebankstiftelsen DnB Nor og Gjensidigefondet
• Helse og rehabilitering (dette er en ganske omfattende ordning, ikke små prosjekter)
• Samlivstiltak, likestilling, vold (Bufdir.)
• Voksenopplæringsmidler, for eksempel fra Folkekulturforbundet (via et Husflidslag eller lignende)
• Den kulturelle spaserstokken (september)
• Folkehelsemidler (fylket og kommunen)
• Legatmidler
• Utvekslingsprosjekter
• Storbymidler (barne- og ungdomstiltak i større bysamfunn)
• Fattigdomsmidler (til frivillig arbeid mot fattigdom og sosial ekskludering (Nav)
Se oversikter på nettet, for eksempel:
Denne oversikten på Moss kommunes hjemmeside:
http://www.moss.kommune.no/artikkel.aspx?AId=1450&MId1=2637&back=1
Og denne på fylkeskommunens hjemmeside:
http://www.ostfold-f.kommune.no/modules/module_123/proxy.asp?D=2&C=397&I=16694&mnusel=1226a
Frivillighet Norge har en grei oversikt, riktignok noen år gammel:
http://no.msn.com/?ocid=iehp
Og regjeringen har en fin oversikt:
http://www.regjeringen.no/nb/dep/kud/tema/frivillig_virksomhet/tilskuddsordninger-til-frivillige-organn.html?id=86992
Ungdom, her er det masse tips å hente:
http://www.tvibit.net/unginfo/info/prosjekt/hvor_kan_du_soeke_penger/index.shtml
Funksjonshemmede:
http://www.ffo.no/no/Sidemeny/Aktuelt/Organisasjonsliv/Tilskuddsordninger/
Her er noen oversikter på kulturfronten:
Norsk kulturråd har flere ulike ordninger
http://www.norskkulturrad.no/soke_stotte/
MIC (Musikkinformasjonssenteret)
http://mic.no/nmi.nsf/micdoc/art2003021014285041517509
Norsk Musikkfond tildeler støtte til tiltak som kan tjene utbredelse og framføring av norsk musikk, uansett genre.
http://www.musikkfondene.no/norsk_musikkfond/
Hvordan lage prosjekt?
Det følgende har jeg funnet på:
http://www.tvibit.net/unginfo/info/prosjekt/index.shtml
Ta en titt der, det ligger mer om å søke penger, det er veldig bra.
Det fins flere faser i et prosjekt:
• Problemformuleringsfasen: å utvikle og tilpasse ideen til "the real world", finne med"eiere", få "investorer" tent på ideen, skrive prosjektbeskrivelse.
• Forberedelsesfasen: å få folk, lokaler, penger og utstyr på plass - besøke lignende prosjekt - kanskje lage et miniprosjekt før det egentlige settes i gang.
• Gjennomføringfasen: prosjektet gjennomføres innenfor den planlagte perioden/det fastsatte tidspunkt.
• Evalueringsfasen: hva gikk bra, hva kunne gjøres bedre, hva kan videreføres - alle/representanter for alle som har vært "utsatt" for prosjektet bør delta.
• Oppfølgingsfasen: sikre at det som ønskes videreført, også blir det.
Hvordan søke penger?
Mange ganger koster det penger å få gjennomført et prosjekt. For å unngå å bruke for mye av dine egne penger er det alltid lurt å finne finansiering andre steder. Du kan blant annet lete etter sponsorer i næringslivet i byen og du kan søke om prosjektstøtte hos forskjellige organisasjoner. Søknadsmuligheter finner du her. Du kan ikke regne med at én kilde vil fullfinansiere prosjektet ditt, da det sjelden gis full støtte til prosjekter.
Søk i god tid før du har tenkt å gå i gang med prosjektet. Prosjektstøtte gis normalt ikke til ordinær drift, og noen ganger kan det også skje at prosjekter ikke gis støtte fordi de allerede er igangsatt.
Mange tilskuddsordninger har ferdige søknadsskjemaer som du/dere må fylle ut. Sørg for å fyll ut skjemaene så nøyaktig som mulig, da enkelte institusjoner vil ikke behandle uferdige søknader!
Ikke alle tilskuddsordninger har skjemaer du kan fylle ut. Da må du skrive en søknad selv. Søknaden skal skrives som brev og skal blant annet inneholde:
• Tittel på prosjektet
• Søknadsbeløp
• Prosjektbeskrivelse (Se neste side)
• Tid og sted (produksjonsplan) - hvor og når prosjektet finner sted
• Oversikt over de medvirkende - hvem, hvor mange?
• Budsjett
• Finansieringsplan - det skal fremgå av finansieringsplanen hvor de øvrige midlene til prosjektet kommer fra, og hvem dere ellers søker om støtte.
• Eventuelle bilag
• Underskrift
Prosjektbeskrivelse
hva bør den inneholde:
En prosjektbeskrivelse vil variere fra prosjekt til prosjekt. Vi har her skrevet et forslag over punkter du bør ha med i en prosjektbeskrivelse, men du kan selvfølgelig utelate punkter du synes er unødvendige. Du må selv skrive en beskrivelse som passer til ditt prosjekt.
PROSJEKTETS ARBEIDSTITTEL:
Lag en kort og fengende overskrift, gjerne så god at den også kan brukes som prosjektets hovedtittel.
IDE:
Beskriv kort hva du vil gjøre.
FORMÅL:
Hvorfor vil du sette igang prosjektet?
INNLEDNING:
Kort beskrivelse av hvorfor det er nødvendig å lage prosjektet.
INNHOLD:
Beskriv prosjektet nærmere. Hvor skal det være? Hvor stort skal det være? Hvordan skal det fungere teknisk? Hva trenges? Lag en sjekkliste over utstyr/materiale.
(Ved større prosjekt i tillegg: METODE og BAKGRUNN)
INTERN ORGANISERING:
Lag en grafisk framstilling av hvordan prosjektet skal organiseres. Hvem skal gjøre hva?
SAMARBEIDSPARTNERE:
Skal du samarbeide med noen for å gjennomføre prosjektet? Hvis du har samarbeidspartnere må du fortelle litt om dem: hvem de er, hva de skal gjøre, om de tilfører penger til prosjektet og lignende.
MARKEDSFØRING/PR:
Hvordan vil du markedsføre prosjektet? I forhold til publikum direkte og til pressen.
BUDSJETT:
Før opp prosjektets utgifter. Leie av lokaler og utstyr. Eventuelt lønn og honorarer der man ikke kan bruke frivillige. For å få pris på leie av utstyr ta kontakt med konkrete firma for tilbud. Før deretter opp antatte inntekter.
FINANSIERING:
Før opp prosjektes inntekter. Husk sponsorinntekter, salg og eventuelle inntekter fra fond og legater. Inntektene skal være like store som utgiftene.
HANDLINGSPLAN:
Hvordan legges prosjektet opp? Tidsfrister på finansiering, PR og tillatelser. Dato for gjennomføring av arrangement. Tenk igjennom hver eneste ting som skal gjøres for at ditt prosjekt skal lykkes, og skriv inn på handlingsplanen tidsfristen for at tingene må være gjort.
EVALUERING:
Senest 14 dager etter at prosjektet er gjennomført skal det evalueres. La handlingsplanen slutte med evaluering etter avvikling.
PROSJEKTRESYMÉ:
Etter du har beskrevet prosjektet, lag et resymé av prosjektet (max 1 side). Bruk resymeet til å informere sponsorer, samarbeidspartnere og andre som ikke behøver å lese hele prosjektbeskrivelsen.
Skrive rapport
Husk at når du har gjennomført prosjektet, må du som regel sende rapport og regnskap. Ta derfor vare på alle kvitteringer, referater, oppmøtelister, avisomtale osv. Ta bilder og skriv ned ting underveis.
Det står ofte i tilskuddsbrevet hvordan rapporten skal være. Husk at rapporten skal være oversiktlig!
En mulig mal for rapporten kan være:
Prosjektets navn
Organisasjonens navn, navnet ditt, datoer osv.
Innledning
Hva var formålet for prosjektet?
Hva gikk prosjektet ut på?
Beskrivelse
Hva ble gjennomført? Hvem deltok? Hvem samarbeidet dere med?
Ble det gjort endringer underveis?
Antall, resultater osv. Markedsføring. Kostnader.
Konklusjon
Har prosjektet vært vellykket?
Hva er det viktigste ved prosjektet?
Hva har dere lært? Hva ville dere gjort annerledes?
Regnskap
Vedlegg